GTD (КПДвП) и Mind Mapping (Карты памяти) довольно эффективные методики ведения дел. Однако, всегда хотелось более тесной интеграции с компьютером – за ним мы проводим значительное количество времени. Поэтому проведем поиск по утилитам, помогающим нам быстро и удобно организовать ведение дел.

Хранилище наших задач должно быть одно. Т.е. для себя необходимо выбрать одну максимально подходящую нам утилиту. Мы не должны искать разбросанные по разным источникам задачи – это противоречит принципам GTD.

За время поиска утилит я сформировал ряд требований к Идеальной Системе Управления Задачами.

  • Да, в реальности так получается далеко не всегда – задачи сыпятся из разных источников – телефон, e-mail, личное общение и т.д. Поэтому наш менеджер задач должен быть маскимально доступен.
  • Менеджер задач должен быть максимально интегрируем с другими приложениями и системами. Т.е. по возможности обладать функциями импорта/экспорта в известные форматы, желательно автоматическими, т.е. запускаемыми по расписанию или в ответ на событие.
  • Должна поддерживаться синхронизация между экземплярами, запущенными на разных компьютерах. Не обязательно, чтобы это реализовывалось средствами самой СУЗ.
  • Интерфейс должен быть максимально простым, но обеспечивать минимальное время для постановки задачи со всеми параметрами.
  • Задачи и проекты должны иметь возможность хранения и отображения в виде дерева. Забудьте о тэгах! Выкидываем outlook, sunbird и т.п. – у нас слишком мало времени чтобы тратить его неэффективно.
  • Должен присутствовать отдельный вид со списком задач отсортированных по критерию важности и срочности. Т.е. наверх должны "всплывать" задачи, которые нужно разрешить сейчас, ниже – чуть позже.
  • Наличие понятия DeadLine и RedLine

Дополнительные требования:

  • Возможность коллективной работы с задачами и проектами. (Тут необходимо учитывать определенную сложность практической реализации работы многих пользователей с одним деревом)

Требования сформировали, будем пробовать софтины:

LeaderTask

Первый пациент – отечественная разработка LeaderTask. Завидно отличается от других красивым интерфейсом и возможностью древовидного хранения проектов и задач. В последних версиях появилась возможность "множественного наследования", т.е. задача может принадлежать одновременно нескольким веткам. Через эту фичу можно реализовать Вид "Список Задач" (todo list), которого в LeaderTask нет. Т.о. приходится пробегать все деревья в поисках задачи для выполнения.

Хранятся данные в базе SQLite, что довольно приятно для интеграции с собственными приложениями, если Вы программист. Стоит отметить, что структура БД меняется от версии к версии (а сама БД спроектирована довольно небрежно).

Синхронизация – я навесил эту функцию на Dropbox, прикупив переносную версию LeaderTask и положив ее в DropBox. Однако, это не позволяет использовать одновременно два экземпляра LeaderTask на разных машинах – синхронизируются базы ЦЕЛИКОМ.

Достаточно богатые возможности по оформлению задач (по приоритетам и не только). Работа с контактами. Версия для КПК.

LeaderTask – очень неплохое решение, но не дотягивает до звания Идеальной. Для чего хорошо подойдет LeaderTask – разбиение задач на подзадачи – в последних версиях заметки, наконец-то, реализованы приемлемым образом.

Стоимость программы на данный момент 795 рублей.

Скриншоты
Скачать

Купить

MyLifeOrganised (MLO)

Тоже отечественная разработка. Обладает довольно утилитарным интерфейсом, но исключительно правильным. Есть дерево задач (в отличие от LT, в MLO элементы дерева могут быть только задачами, а заметка – свойство каждой задачи) с довольно удобными горячими клавишами.

Что является одним из основных аргументов в пользу MLO – отдельный вид "список задач". При этом критерий сортировки можно модифицировать самому на основе Срочности/Важности/Приближению дедлайна. Что очень понравилось, и что соответствует принципам GTD задачу можно назначить как цель на Неделю/Месяц/Год – недельные задачи будут естественным образом подниматься в списке. Гениальное – просто.

Дерево в MLO можно добавить из шаблона. Есть шаблон GTD, который и рекомендую использовать для начала. MLO поддерживает контексты задач, что немаловажно для тех, кто привык использовать контексты задач методологии GTD.

Хранит данные MLO в неопознанном зазипованном формате, что ставит крест на дальнейшей интеграции с собственными приложениями, можно одновременно работать (из разных экземпляров) с несколькими базами (хотя, не представляю реального применения). Однако MLO имеет импорт-экспорт в XML. Эх, делала бы она это автоматом – цены бы не было. К тому же MLO собственными средствами обеспечивает синхронизацию. При этом можно выбрать что синхронизировать: все дерево или отдельную ветку.

Удобно разбивать задачи на подзадачи. Имеется довольно грамотное наследование и методы работы с проектами.

Ложку дегтя добавила некоторая нестабильность программы (версия 2.51) – программа вылетала и откусывала каждый раз по задаче. Однако, при заведении нового пустого дерева и импорта из XML ошибка не повторялась (отключил еще и синхронизацию на всякий случай).

Есть версия для КПК, безусловно отличное решение. Однако, добиться синхронизации с КПК удалось всего пару раз – программа делала это бесконечное количество времени. Пришлось плюнуть на это дело. К тому же, на моем стареньком HP iPaq 1940 она уж оооочень тормозит.

Стоимость программы 25$, для студентов – 15$

В целом, MLO максимально приближена к Идеальной, и рассказывать о ее практическом применении я могу довольно долго. Если интересно – подписывайтесь на RSS, friendFeed, оставляйте комментарии.

Сайт

Сервисы

Remember The Milk

Довольно интересный сервис для (коллективной) работе с задачами. Ничего сверхъестественного – задачи, тэги, друзья. Неплохое решение для нетребовательных к принципам GTD коллективных работ.

Сервиc предоставляется бесплатно. Есть приложения для различных платформ (платные).

Google Tasks

Недавно вышедший из Google Labs проект ToDo List в отдельный проект Tasks. Сам по себе скучен, разве что интегрируется в Gmail и Calendar. Недавно был добавлен новый гаджет для iGoogle, который можно использовать как отдельное веб-приложение https://mail.google.com/tasks/canvas. В целом, очень ничего, только после удобства интерфейса и скорости MLO переходить на него как-то не хочется. Хотя, этот сервис бесплатен.

Итого

Хоть и получившийся список и невелик, но его достаточно для того, чтобы выбрать именно то, что подходит именно для наших задач (и бюджетов).

P.S.: если Вы еще не знакомы с эффективными методиками управления временем и задачами, то настоятельно рекомендую ознакомиться со следующими книгами:

1000499530 Дэвид Аллен – Как привести дела в порядок (Getting Things Done)

1000715989 Глеб Архангельский – Тайм драйв. Как успевать жить и работать

Google slashdot YahooMyWeb Digg Technorati Delicious Забобрить эту страницу! Добавить на Newsland.ru Добавить на СМИ2 Добавить на RUmarkz Добавить на Ваау! Добавить на rucity.com Добавить в закладки МоёМесто.ru
Link:

Эта статья была опубликована в в среда, ноября 4, 2009 at 1:48 pm в рубрике Google, GTD, How to, Книги, Полезное, Программы, Рабочий процесс, Сервисы, Управление временем, Управление задачами, Учебники, Фишки. Вы можете отслеживать ответы на нее через RSS 2.0. Вы можете оставить отзыв, или trackback из вашего сайта.


Один комментарий to “GTD на практике – управление задачами”

  1. Dmitrius on марта 19, 2010 at 12:12 pm

    Здраствуйте!
    Я вот нарыл в инте интересную программку для управления делами, NodeMind называется.
    Вообще она универсальная. Позволяет и чертить схемы, и мозговой штурм проводить, и шифровать данные, и напоминания ставить, и много чего еще…
    Вот кстати описание для метода GTD: http://www.nodemind.ua/rus/part1.php
    Правда программа платная, но есть бесплатная версия Lite.

Оставить отзыв